Formulare digital ausfüllen
nicht mehr nachrechnen.
Reisekosten, Spesen oder Bautagebuch werden am Smartphone, Tablet oder PC erfasst und automatisch an die zuständige Stelle weitergeleitet — von der Freigabe bis zur Lohnverrechnung.
Profitieren Sie von über 50 Jahren Expertise.
ZSW
Wo Papier- und Excel-Formulare
an Grenzen stoßen.
Papierbasierte Anträge und Abrechnungen wirken zunächst einfach. Mit wachsender Zahl an Formularen, Abteilungen und Belegen werden sie schnell zu einer fehleranfälligen Verwaltungsaufgabe.
Abrechnungen erfordern manuelle Nachrechnung
Papier- oder Excel-basierte Formulare müssen händisch nachgerechnet werden — Fehler führen zu Korrekturen im Nachhinein.
AuswirkungBei einem recherchierten Kunden musste geschätzt jede zweite Reisekostenabrechnung korrigiert werden.
Freigabeprozesse bleiben intransparent
Ohne Workflow ist bei Papierprozessen schwer nachvollziehbar, wer ein Formular wann geprüft oder freigegeben hat.
AuswirkungVerzögerungen und fehlende Nachvollziehbarkeit über mehrere Abteilungen.
Belege gehen leicht verloren
Tankquittungen oder Hotelrechnungen werden bei manueller Sammlung leicht verloren oder erst spät eingereicht.
AuswirkungDie Abrechnung verzögert sich, Belege fehlen bei der Prüfung.
Daten aus Papierformularen fehlen für die Bewertung
Obwohl die Zeiterfassung bereits digitalisiert ist, fehlen häufig Daten wie Regieberichte oder Lieferscheine aus herkömmlicher Erfassung auf Papier.
AuswirkungProjekte und Aufträge lassen sich nicht vollständig auswerten.
Vom Papierformular zum
digitalen Workflow.
Das Fink System ZSW bildet digitale Formulare und Workflows für Reisekosten, Spesen, Bautagebuch und viele weitere Anwendungsfälle ab — vorkonfiguriert oder individuell aufgebaut, mit automatischer Weiterleitung bis in die Lohnverrechnung.
Formulare vorkonfiguriert oder individuell aufbauen.
Digitale Formulare stehen im Fink System ZSW vorkonfiguriert für zahlreiche Anwendungsfälle bereit — von der Reisekostenabrechnung bis zum Bautagebuch. Wo Standardformulare nicht ausreichen, lässt sich jedes Formular komplett individuell aufbauen und an betriebliche Abläufe, Feldstrukturen und Freigabelogiken anpassen.
- Reisekosten-, Spesen- und Kilometerabrechnung
- Bautagebuch und interne Bestellformulare
- Individuell konfigurierbare Formulartypen für unternehmensspezifische Prozesse
ErgebnisEin passendes digitales Formular für praktisch jeden betrieblichen Anwendungsfall, ohne Excel oder Papier.
Daten aus der Zeiterfassung direkt in Formulare übernehmen.
Digitale Formulare greifen direkt auf Daten aus der Zeiterfassung zurück, statt sie erneut abzufragen. So stehen etwa Auftragszeit- oder Materialdaten automatisch zur Verfügung, sobald ein Formular geöffnet wird — die Erfassung an der Baustelle oder im Büro wird dadurch deutlich schneller.
ErgebnisWeniger doppelte Eingabe und durchgängig konsistente Daten zwischen Zeiterfassung und Formularwesen.
Unterschiedliche Datentypen intelligent verknüpfen.
Digitale Formulare im Fink System ZSW erfassen unterschiedliche Datentypen — von Text- und Zahlenfeldern über Datumsangaben bis zu Auswahllisten — und verknüpfen sie intelligent innerhalb eines Formulars. So lassen sich etwa Kostenstellen, Mitarbeitende und Belege in einem einzigen digitalen Workflow zusammenführen.
ErgebnisStrukturierte, direkt auswertbare Daten statt isolierter Einzelinformationen aus verschiedenen Quellen.
Foto-Belege direkt im digitalen Formular anhängen.
Rechnungen, Tankquittungen oder Nachweise von der Baustelle werden als Foto direkt im digitalen Formular angehängt — etwa im Bautagebuch oder beim Reisekostenformular. Der Beleg ist damit sofort mit dem jeweiligen Vorgang verknüpft, statt separat gesammelt und später zugeordnet werden zu müssen.
ErgebnisVollständige, lückenlos dokumentierte Belege ohne separate Sammlung auf Papier.
Mehrstufige Freigabe-Workflows für definierte Prozesse.
Mehrstufige Freigabe-Workflows stellen sicher, dass jedes digitale Formular die definierten betrieblichen Prozesse durchläuft — etwa von der zuständigen Führungskraft über die Personalabteilung bis zur Buchhaltung. Jeder Schritt wird im System dokumentiert und ist jederzeit nachvollziehbar.
ErgebnisVerlässlich eingehaltene Freigabeprozesse statt informeller Zusagen per E-Mail oder Unterschrift.
Formulardaten automatisch in andere Module übernehmen.
Daten aus digitalen Formularen werden automatisch in andere Module wie die Auftragszeiterfassung und die Arbeitszeiterfassung übernommen. Eine im Formular erfasste Kostenstelle oder Auftragsnummer steht damit unmittelbar auch in der Zeit- und Auftragsauswertung zur Verfügung.
ErgebnisEin durchgängiger Datenfluss über mehrere Module hinweg statt manueller Übertragung zwischen Systemen.
Reisekostenformulare und Spesenformulare automatisch berechnen.
Digitale Reisekostenformulare und Spesenformulare mit hinterlegten Tagsätzen, Kilometergeld-Regelungen und weiteren betrieblichen Vorgaben berechnen die auszuzahlenden Beträge automatisch auf Basis der eingegebenen Reisedaten. Die manuelle Nachrechnung und die damit verbundene Fehlerquelle entfallen vollständig.
ErgebnisKorrekte Reisekosten- und Spesenabrechnungen ohne manuelle Nachrechnung durch Mitarbeitende oder Verwaltung.
Weitere digitale Workflows für den betrieblichen Alltag abbilden.
Über Reisekosten und Spesen hinaus lassen sich digitale Workflows für Kilometerabrechnung, Bautagebuch, interne Bestellformulare und viele weitere wiederkehrende Prozesse im Fink System ZSW abbilden. Jeder Workflow folgt dabei denselben Prinzipien: digitale Erfassung, automatische Weiterleitung und lückenlose Dokumentation.
ErgebnisEin einheitliches System für alle wiederkehrenden Formularprozesse im Unternehmen, statt vieler Insellösungen.
Formulare einfacher digitalisieren.
Wir zeigen Ihnen, wie das Fink System zu Ihren Formularen und bestehenden Prozessen passt.
Ein Formular ist so gut wie
der Prozess dahinter.
Seit 1975 entwickelt, liefert und betreut Fink Lösungen zur Zeiterfassung und zu digitalen Formularen für Unternehmen. Beratung, Konfiguration, Installation, Schulung, Betrieb und Support kommen aus demselben Haus.
Hersteller, nicht Wiederverkäufer
Software und Hardware kommen von uns, ohne Zwischenhändler.
Auf Ihre Freigabeprozesse konfiguriert
Formulare wie Bautagebuch, Reisekosten- und Spesenabrechnung, Workflows und mehrstufige Freigaben passend zu Ihrem Betrieb eingerichtet.
Sechs Standorte, kein Callcenter
Und erfahrene Techniker, die Ihr System bestens kennen.
Alles, was Sie für digitale Formulare
im Griff haben müssen.
Unser System für digitale Formulare und Workflows verbindet flexible Erfassung mit den Funktionen, die Mitarbeitende, Führungskräfte, Verwaltung und Buchhaltung täglich benötigen — von der Erfassung bis zur Auszahlung.
Reisekostenformular
Automatische Berechnung der Tagesspesen.
Spesenabrechnung
Hinterlegte Sätze ohne manuelle Berechnung.
Kilometerabrechnung
Automatische Berechnung der Erstattung.
Bautagebuch
Digitale Dokumentation direkt von der Baustelle.
Bestellformulare
Lageranforderungen direkt von Mitarbeitenden.
Beleg-Foto-Upload
Rechnungen und Nachweise direkt anhängen.
Freigabe-Workflows
Mehrstufig, automatisch weitergeleitet.
Individuelle Formulare
Vorkonfiguriert oder komplett individuell.
Datenübernahme
Direkt in Auftrags- und Arbeitszeiterfassung.
Digitale Formulare,
die im Alltag funktionieren.
Erfassen Sie Reisekosten, Spesen und weitere Formulare passend zu Ihren Prozessen — mobil, am PC oder direkt vor Ort.
280 Mitarbeitende,
ein digitaler Prozess.
Ergebnis bei RÖFIX: zusätzlich ein kundenspezifischer Workflow für Außendienst-Tagegeld auf CRM-Basis sowie ein Formular zur Dokumentation von E-Auto-Ladekosten.
Das neue Reisekosten-Tool von Fink rechnet aufgrund dessen, wie die Reise stattgefunden hat, den Betrag der Tagegelder direkt aus.
Sehen Sie das System
in Aktion.
In wenigen Minuten sehen Sie, wie Formulare, Freigabe-Workflows und Auswertungen im Fink System zusammenspielen.
Welche Formulartypen sind im Modul verfügbar?
Es gibt eine Vielzahl vorkonfigurierter digitaler Formulare für Reisekosten-, Spesen- und Kilometergeldabrechnung, Bautagebuch sowie Bestellformulare. Zusätzliche unternehmensspezifische Formulare und digitale Workflows lassen sich ergänzen.
Wie läuft die Freigabe eines Formulars ab?
Der Freigabeprozess kann beispielsweise so konfiguriert sein: Ein Formular wird zunächst der zuständigen Führungskraft zur Freigabe vorgelegt, danach automatisch an Personalabteilung und Buchhaltung weitergeleitet, bevor es in die Lohnverrechnung geht. Eine individuelle Anpassung an die betrieblichen Prozesse ist möglich.
Können Belege wie Tankquittungen direkt im Formular hochgeladen werden?
Ja, Belege lassen sich als Foto direkt beim Ausfüllen anhängen.
Lässt sich ein branchenspezifisches Formular ergänzen, das im Standard nicht enthalten ist?
Ja, bestehende Formulare lassen sich anpassen oder auch komplett neue digitale Formulare und Workflows konfigurieren.
Wird zwischen Tagegeld- und Lohnverrechnungsdaten unterschieden?
Ja, das System trennt diese Datenteile automatisch und leitet sie an die jeweils zuständige Abteilung weiter.
Was ist
das Modul Digitale Formulare?
Digitale Formulare und Workflows ersetzen papierbasierte Anträge und Abrechnungen durch digitale Erfassung mit automatisierter Weiterleitung. Reisekosten-, Spesen- oder Kilometergeldformulare werden am Smartphone, Tablet oder PC ausgefüllt, durchlaufen einen hinterlegten Freigabe-Workflow und landen am Ende direkt in Buchhaltung oder Lohnverrechnung — ohne manuelle Übertragung zwischen Abteilungen.
Neben Reisekostenformularen und Spesenabrechnungen lassen sich auch spezielle Anwendungsfälle wie Bautagebuch oder interne Bestellformulare als digitale Workflows abbilden. Formulare können vorkonfiguriert genutzt oder komplett individuell an betriebliche Abläufe angepasst werden.
Formulare im Griff ab dem ersten Klick.
Wir zeigen Ihnen ZSW an Ihren Formularen — unverbindlich, in 30 Minuten.