Dienstzeiten erfassen
nicht mühsam zusammenrechnen.
Teilzeit, geteilte Dienste und wechselnde Einsatzzeiten prägen den Alltag in Bildung und Betreuung. Mit dem Fink System erfassen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit am Terminal, PC oder mobil — Abwesenheiten und mehrere Standorte laufen zentral zusammen.
Einfache Erfassung und flexible Arbeitszeitmodelle — persönlich betreut aus Österreich.
ZSW
Wo unterschiedliche Dienste
zur Verwaltungsarbeit werden.
Viele Teilzeitmodelle, unterschiedliche Dienstzeiten und kurzfristige Vertretungen treffen in Bildungs- und Betreuungseinrichtungen auf knappe Verwaltungsressourcen. Werden Arbeitszeiten und Urlaube auf Papier oder in einzelnen Excel-Dateien geführt, fehlt schnell der aktuelle Überblick.
Teilzeit und unterschiedliche Dienste werden schnell unübersichtlich
Früh-, Mittel- und Spätdienste, geteilte Dienste sowie unterschiedliche Wochenstunden führen zu individuellen Sollzeiten je Mitarbeitendem.
AuswirkungMehrstunden, Zeitkonten und Abweichungen müssen nachträglich geprüft und manuell nachvollzogen werden.
Plan und tatsächliche Arbeitszeit weichen voneinander ab
Vertretungen, kurzfristige Änderungen, verlängerte Betreuung oder zusätzliche Dienste verändern den tatsächlichen Personaleinsatz.
AuswirkungAbweichungen werden erst spät sichtbar und müssen für Zeitkonto und Lohnvorbereitung nachbearbeitet werden.
Mehrere Einrichtungen erschweren die zentrale Übersicht
Träger betreiben häufig mehrere Kindergärten, Schulen, Betreuungseinrichtungen oder soziale Standorte mit eigenen Teams und Verantwortlichen.
AuswirkungDie Verwaltung muss Informationen aus verschiedenen Einrichtungen zusammentragen und hat keinen einheitlichen aktuellen Stand.
Verwaltungszeit fehlt im pädagogischen Alltag
Stundenzettel, Urlaubslisten und manuelle Monatsauswertungen binden Zeit, die in Betreuung, Organisation und pädagogischer Arbeit benötigt wird.
AuswirkungLeitung und Verwaltung beschäftigen sich mit Nachfragen und Listen statt mit der eigentlichen Einrichtung.
Von der Zeitbuchung zur
zentralen Personalzeit.
Das Fink System ZSW verbindet Arbeitszeiterfassung, Teilzeitmodelle, geplante Dienstzeiten, Abwesenheiten, Workflows und zentrale Auswertungen zu einem durchgängigen Prozess. Mitarbeitende erfassen ihre tatsächlichen Zeiten einfach vor Ort, während Leitung und Trägerverwaltung aktuelle Informationen zu Zeitständen, Abweichungen und Abwesenheiten erhalten.
Arbeitszeit einfach in der Einrichtung erfassen.
Mitarbeitende buchen Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen dort, wo es zum Alltag der Einrichtung passt — beispielsweise am Terminal im Eingangs- oder Personalbereich, am bestehenden PC oder über die Mobilversion.
- Terminal im Eingangs- oder Personalbereich
- Erfassung am bestehenden PC
- Mobilversion am Smartphone oder Tablet
ErgebnisDie tatsächliche Arbeitszeit steht direkt im System statt erst mit handschriftlichen Listen am Monatsende.
Teilzeit und unterschiedliche Wochenstunden automatisch berücksichtigen.
Unterschiedliche Beschäftigungsausmaße, Mehrstunden und Zeitkonten können entsprechend den hinterlegten Arbeitszeitmodellen automatisch bewertet werden.
- Unterschiedliche Teilzeitmodelle
- Individuelle Sollzeiten
- Mehrstunden und Zeitkonten
ErgebnisWeniger manuelle Nachberechnung und mehr Klarheit für Mitarbeitende und Leitung.
Geteilte Dienste und mehrere Buchungen zusammenführen.
Mitarbeitende können innerhalb eines Tages mehrere Arbeitsblöcke erfassen. Dadurch lassen sich beispielsweise geteilte Dienste mit Arbeitsbeginn, Unterbrechung und erneutem Dienstbeginn nachvollziehbar dokumentieren.
- Mehrere Buchungsblöcke pro Tag
- Geteilte Dienste
- Beginn, Ende und Pausen nachvollziehbar erfassen
ErgebnisAuch komplexere Tagesabläufe werden in einer gemeinsamen Zeitaufzeichnung abgebildet.
Geplante Dienste mit der Ist-Zeit vergleichen.
Geplante Dienstzeiten können mit den tatsächlich erfassten Arbeitszeiten verglichen werden. Abweichungen durch Vertretungen, zusätzliche Dienste oder kurzfristige Änderungen werden dadurch schneller sichtbar.
- Dienstzeiten planen
- Plan- und Ist-Zeiten vergleichen
- Abweichungen früh erkennen
ErgebnisLeitung und Verwaltung sehen schneller, wo der tatsächliche Einsatz vom Plan abweicht.
Urlaub und Zeitausgleich digital organisieren.
Urlaub, Zeitausgleich und weitere Abwesenheiten können digital beantragt und über definierte Workflows freigegeben werden. Aktuelle Urlaubsstände und offene Anträge sind zentral sichtbar.
- Digitale Urlaubsanträge
- Zeitausgleich und Fehlzeiten
- Freigabe durch Leitung oder Verwaltung
ErgebnisWeniger Zettel und Rückfragen — Abwesenheiten und Entscheidungen bleiben nachvollziehbar.
Mehrere Einrichtungen zentral verwalten.
Standorte und Einrichtungen können in einer gemeinsamen Umgebung geführt und nach Einrichtung, Gruppe oder Verantwortungsbereich ausgewertet werden. Rollen und Rechte steuern, welche Personen welche Daten sehen und bearbeiten dürfen.
- Zentrale Standortübersicht
- Auswertung nach Einrichtung oder Gruppe
- Rollen- und Rechtekonzept
ErgebnisTräger und zentrale Verwaltung arbeiten mit einem einheitlichen Datenstand über alle Einrichtungen hinweg.
Arbeitszeitregeln passend zur Einrichtung konfigurieren.
Arbeitszeitmodelle, Zuschläge, Dienstzeiten und betriebliche Sonderregeln können entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Einrichtung konfiguriert werden. Bei sozialen Einrichtungen können dabei auch relevante Vorgaben des SWÖ-KV berücksichtigt werden, sofern diese für den Betrieb gelten.
- Individuelle Arbeitszeitmodelle
- Zuschläge und Sonderregeln
- Regelungen je nach Träger und Kollektivvertrag
ErgebnisZeiten werden nach den hinterlegten Regeln einheitlich bewertet und müssen weniger manuell nachgerechnet werden.
Monatsdaten für Lohn und Nachweise bereitstellen.
Geprüfte Arbeitszeiten können für Lohnverrechnung, Trägerverwaltung und weitere interne oder externe Nachweise ausgewertet und exportiert werden.
- Monatsauswertungen
- Export für die Lohnverrechnung
- Datenbasis für Träger- und Fördernachweise
ErgebnisDer Monatsabschluss basiert auf zentral geprüften Daten statt auf einzelnen Stundenlisten.
Dienstzeiten zentral erfassen und auswerten.
Wir zeigen Ihnen, wie das Fink System zu Ihren Teilzeitmodellen und Einrichtungen passt.
Eine Einrichtung ist so gut wie
der Plan, der zur Sollvorgabe wird.
Seit 1975 entwickelt, liefert und betreut Fink Lösungen zur Zeiterfassung für Unternehmen. Personaleinsatzplanung, Zeitaufzeichnung und Zutritt laufen auf einer Plattform, mit Zulagen passend zu Ihrem Kollektivvertrag.
Hersteller, nicht Wiederverkäufer
Software und Hardware kommen von uns, ohne Zwischenhändler.
Auf Ihren Kollektivvertrag konfiguriert
Nacht-, Sonn- und Feiertagszulagen werden einmal hinterlegt und automatisch berechnet.
Sechs Standorte, kein Callcenter
Und ein fixer Ansprechpartner statt einer anonymen Hotline.
Alles, was Sie in Einrichtung und Verwaltung
im Griff haben müssen.
Die Branchenlösung verbindet einfache Zeiterfassung mit den Funktionen, die Mitarbeitende, Leitung und Trägerverwaltung benötigen — von Teilzeit und geteilten Diensten über Abwesenheiten und Plan-Ist-Vergleich bis zur zentralen Auswertung mehrerer Einrichtungen.
Terminalerfassung
Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen einfach im Eingangs- oder Personalbereich buchen.
PC- und Mobilerfassung
Arbeitszeiten am bestehenden PC oder über Smartphone und Tablet erfassen.
Teilzeit und Zeitkonten
Individuelle Wochenstunden, Mehrstunden und aktuelle Zeitstände zentral führen.
Geteilte Dienste
Mehrere Arbeitsblöcke pro Tag nachvollziehbar erfassen und zusammenführen.
Dienstzeiten und Plan/Ist
Geplante Dienste mit tatsächlich erfassten Arbeitszeiten vergleichen.
Urlaub und Abwesenheiten
Urlaub, Zeitausgleich und Fehlzeiten digital verwalten und beantragen.
Standortübergreifende Übersicht
Zeitstände und Abwesenheiten über mehrere Einrichtungen hinweg zentral auswerten.
Arbeitszeitregeln
Arbeitszeitmodelle, Zuschläge und betriebliche Regeln passend zur Einrichtung konfigurieren.
Lohnverrechnung und Export
Geprüfte Monatsdaten für Lohn, Trägerverwaltung und weitere Nachweise bereitstellen.
Zeiterfassung für Bildung & Soziales,
die im Alltag funktioniert.
Erfassen Sie tatsächliche Arbeitszeiten einfach in der Einrichtung, behalten Sie Teilzeit, Dienstzeiten und Abwesenheiten im Blick und führen Sie die Daten mehrerer Standorte zentral zusammen.
Mehr Zeit für Menschen,
weniger für Listen.
Bildungs- und soziale Einrichtungen profitieren besonders dann, wenn Teilzeit, Dienstzeiten, Abwesenheiten und mehrere Standorte nicht getrennt, sondern auf einer gemeinsamen Zeitbasis geführt werden.
Schnell und flexibel – das waren entscheidende Argumente für uns. Vom Angebot bis zur Umsetzung inklusive Schulung war bei Fink in zwei Wochen alles erledigt!
Sehen Sie das System
im Einrichtungsalltag.
Sehen Sie, wie Zeitbuchungen, Teilzeitmodelle, Dienstzeiten, Urlaubsanträge und zentrale Auswertungen im Fink System zusammenspielen.
Eignet sich Fink auch für kleine Kindergärten oder Betreuungsteams?
Ja. Das Fink System ist modular aufgebaut und kann auch für kleine Teams mit wenigen Mitarbeitenden eingesetzt werden. Erfassungsweg, Arbeitszeitmodelle und Funktionen werden auf die Größe und den tatsächlichen Bedarf der Einrichtung abgestimmt.
Können geteilte Dienste und mehrere Arbeitsblöcke an einem Tag erfasst werden?
Ja. Mehrere Buchungen pro Tag können zu einem vollständigen Arbeitstag zusammengeführt werden. Dadurch lassen sich beispielsweise Frühdienst, längere Unterbrechung und späterer Dienstbeginn nachvollziehbar dokumentieren.
Kann die Zeiterfassung an Vorgaben wie den SWÖ-KV angepasst werden?
Ja. Arbeitszeitmodelle, Dienstzeiten, Zuschläge und weitere Regeln können entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Einrichtung konfiguriert werden. Für soziale Einrichtungen können dabei auch relevante Vorgaben des SWÖ-KV berücksichtigt werden, sofern dieser für den Betrieb zur Anwendung kommt. Die konkrete Umsetzung wird projektbezogen geprüft.
Können mehrere Einrichtungen oder Standorte zentral ausgewertet werden?
Ja. Mehrere Einrichtungen können in einer gemeinsamen Umgebung verwaltet und nach Standort, Gruppe oder Verantwortungsbereich ausgewertet werden. Über Rollen und Rechte wird festgelegt, welche Leitungen oder Verwaltungsstellen welche Daten sehen und bearbeiten dürfen.
Können Urlaub, Zeitausgleich und Dienständerungen digital abgewickelt werden?
Ja. Urlaub, Zeitausgleich und weitere Anträge können digital eingereicht und über definierte Workflows freigegeben werden. Geplante Dienstzeiten und tatsächliche Arbeitszeiten können zusätzlich gegenübergestellt werden, sodass Änderungen und Abweichungen schneller sichtbar werden.
Was ist
Zeiterfassung in Bildung & Soziales?
Zeiterfassung in Bildungs- und sozialen Einrichtungen dokumentiert Beginn, Ende und Pausen der Mitarbeitenden und führt die tatsächlichen Arbeitszeiten zentral zusammen. Gerade bei Teilzeit, geteilten Diensten, Vertretungen und mehreren Einrichtungen entsteht damit eine nachvollziehbare Grundlage für Zeitkonten, Abwesenheiten und Lohnverrechnung.
Das Fink System ZSW kann die Arbeitszeiterfassung um geplante Dienstzeiten, Plan-/Ist-Vergleiche, digitale Anträge, Rollenrechte sowie standortübergreifende Auswertungen und Schnittstellen ergänzen.
Arbeitszeit im Griff mit mehr Zeit fürs Wesentliche.
Wir zeigen Ihnen ZSW an Ihrer Einrichtung — unverbindlich, in 30 Minuten.