Rund 350 bis 400 Kilogramm Schwarzbrot verlassen täglich die Backstube H. Schwarz in Micheldorf – dazu kommen Weißgebäck, Mehlspeisen und die hauseigenen Konditoreiwaren und Jausen. Rund 40 Mitarbeitende arbeiten in der Produktion, im Verkauf und in den beiden Filialen in Kirchdorf und Windischgarsten. Geschäftsführerin Elisabeth Schwarz, selbst Quereinsteigerin in die Backbranche, führt das Familienunternehmen in dritter Generation und setzt seit rund vier Jahren auf das Fink System ZSW.
Vorher: Urlaubskarten und keine aktuellen Stundenübersichten
Vor dem Fink System ZSW wurden Arbeitszeiten und Urlaube handschriftlich auf Karten geführt – „ganz von der alten Sorte“, wie Frau Schwarz es nennt. Das Problem: Man war immer einen Monat im Rückstand und nie wirklich tagesaktuell. Der Betrieb war vor rund 25 Jahren von Steyrling nach Micheldorf übersiedelt und hatte sich dabei verdreifacht. Mit steigender Mitarbeiterzahl wurde die Kartei zunehmend unübersichtlich – für Schwarz stand fest: So geht es nicht weiter.
Bewusst schlank statt Alles-Programm
Bei der Suche nach einer Lösung hat sich Schwarz auch größere Systeme angeschaut. Die waren aus ihrer Sicht zu komplex mit vielen Funktionen, die sie gar nicht brauchte. Gesucht war ein System, das ausschließlich Zeiterfassung macht, und zwar gut. Diese Klarheit hat sie zu Fink Zeitsysteme gebracht.
Eingerichtet für den Bäckerei-Alltag
Das System bildet die Besonderheiten des Betriebs ab: Nachtzulagen mit 25 und 50 Prozent und andere individuelle Betriebsvereinbarungen sind automatisch hinterlegt. Am Hauptstandort wird am Terminal gestempelt, die beiden Filialen erfassen ihre Zeiten über eine an das Kassensystem angebundene Software.
Umstellung war aufwendig, dann eingespielt
Die Einführung selbst war arbeitsintensiv – vor allem, bis Nachtstunden und Pausen exakt richtig eingestellt waren. Auch bei der Belegschaft gab es anfangs Widerstand: Mitarbeitende, die seit 30 Jahren im Betrieb waren und nie zuvor gestempelt hatten, mussten sich erst umstellen. Mittlerweile hat sich das eingespielt – vergessen wird das Stempeln mit dem RFID-Schlüssel kaum noch.
Der Alltag heute
Der größte Unterschied für Schwarz: Sie hat die Daten tagesaktuell statt mit einem Monat Verzug. Sie kontrolliert täglich, druckt die Auswertung für die Mitarbeitenden aus und trägt Urlaub, Krankenstand und ausbezahlte Stunden ein, bevor die Liste an die Lohnverrechnung geht. Sicherheitshalber führt sie zusätzlich eine eigene Excel-Liste für den Steuerberater – nicht, weil das System es verlangt, sondern weil ihr das bei einem so komplexen und sensiblen Thema wichtig ist. Bei Fragen zu Dienstplänen greift sie auf den direkten Kontakt zum Fink-Support zurück, mit dem sie mittlerweile „ein gutes Team“ bildet.
Empfehlung mit Einschränkung
Weiterempfehlen würde Schwarz das Fink System ZSW und den Fink Kundenservice mit einer ehrlichen Einschränkung: Bei vier, fünf oder sechs Mitarbeitenden rechnet sich der Aufwand ihrer Einschätzung nach kaum. Sobald ein Betrieb aber komplexer wird – mit Schichtarbeit, Nachtzulagen oder mehreren Standorten wie bei der Backstube Schwarz – sei Fink eine echte Arbeitserleichterung.