Zeiterfassung in der Ordination
Nachvollziehbar, leise und nebenbei.
Zwischen Teilzeit, geteilten Diensten und wechselnden Sprechstundenzeiten bleibt die Zeitaufzeichnung oft am Rand des Praxisalltags. Mit dem Fink System ZSW erfasst das Praxisteam Beginn, Ende und Pausen direkt am Tablet, PC oder mobil — Mehrstunden und Urlaub laufen zentral zusammen.
Einfach eingerichtet, auf Teilzeit und Praxisabläufe abgestimmt — persönlich betreut aus Österreich.
ZSW
Wo Praxiszeiten
zur Verwaltungsaufgabe werden.
Teilzeit, geteilte Dienste und Vertretungen treffen in Ordinationen auf einen dichten Praxisalltag. Werden Arbeitszeiten und Abwesenheiten auf Papier oder in Excel geführt, entsteht zusätzlicher Aufwand genau dort, wo die Zeit für Patientinnen und Patienten gebraucht wird.
Arbeitszeiten müssen vollständig dokumentiert sein
Beginn, Ende und Pausen müssen nachvollziehbar aufgezeichnet werden — unabhängig davon, ob das Praxisteam aus drei oder zwanzig Mitarbeitenden besteht.
AuswirkungFehlende oder unvollständige Aufzeichnungen verursachen bei Kontrollen und in der Lohnvorbereitung zusätzliche Nacharbeit.
Teilzeit und Mehrstunden werden schnell unübersichtlich
Unterschiedliche Wochenstunden, geteilte Dienste, Mehrstunden und wechselnde Sprechstundenzeiten machen die manuelle Bewertung von Arbeitszeit aufwendig.
AuswirkungMehrstunden und Zeitkonten müssen nachgerechnet werden und führen zu Rückfragen zwischen Ordination, Mitarbeitenden und Lohnverrechnung.
Urlaub und Vertretungen laufen über zu viele Wege
Urlaubsanträge, Zeitausgleich, Krankenstände und kurzfristige Vertretungen werden häufig mündlich, per Zettel oder E-Mail abgestimmt.
AuswirkungOffene Anträge, verfügbare Mitarbeitende und aktuelle Abwesenheiten sind nicht für alle Verantwortlichen eindeutig sichtbar.
Verwaltung nimmt Zeit vom Praxisbetrieb
Papierlisten, Excel-Dateien und manuelle Monatsauswertungen müssen kontrolliert, ergänzt und für Steuerberatung oder Lohnverrechnung aufbereitet werden.
AuswirkungÄrztinnen, Ärzte und Ordinationsleitung verbringen Zeit mit Verwaltung statt mit Praxisorganisation und Patientenbetreuung.
Von der Zeitbuchung zur
verlässlichen Monatsabrechnung.
Das Fink System ZSW verbindet einfache Zeiterfassung, Teilzeit- und Mehrstundenregeln, Zeitkonten, Abwesenheiten, Dienstzeiten, Workflows und Schnittstellen zu einem durchgängigen Praxisprozess. Das Team erfasst die tatsächlichen Zeiten im Alltag, während die Ordinationsleitung aktuelle Informationen zu Zeitständen, Anträgen und Abweichungen erhält.
Arbeitszeit einfach im Praxisalltag erfassen.
Mitarbeitende buchen Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen dort, wo es zum Praxisablauf passt — beispielsweise am Tablet beim Personaleingang, am PC im Backoffice oder über die Mobilversion.
- Tablet im Personalbereich
- Browser am Praxis-PC
- Mobilversion am Smartphone oder Tablet
ErgebnisDie Zeitbuchung läuft nebenbei und ersetzt handschriftliche Stundenlisten.
Teilzeit und Mehrstunden automatisch bewerten.
Unterschiedliche Wochenstunden, Mehrstunden, Zuschläge und Zeitkonten können entsprechend den hinterlegten Arbeitszeitregeln automatisch bewertet werden.
- Unterschiedliche Teilzeitmodelle
- Mehrstunden und Zuschläge
- Aktuelle Zeitkonten
ErgebnisWeniger manuelle Nachberechnung und mehr Klarheit für Mitarbeitende und Ordinationsleitung.
Pausen und Arbeitszeitregeln berücksichtigen.
Pausenregelungen und weitere betriebliche Arbeitszeitvorgaben werden im System hinterlegt und bei der laufenden Bewertung der erfassten Zeiten berücksichtigt.
- Pausenregelungen
- Hinterlegte Arbeitszeitmodelle
- Warnungen bei definierten Abweichungen
ErgebnisArbeitszeiten werden einheitlich bewertet und Abweichungen fallen früher auf.
Dienstzeiten und tatsächliche Arbeitszeit vergleichen.
Geplante Dienstzeiten können mit den tatsächlich erfassten Zeiten verglichen werden. Änderungen durch Vertretungen, geteilte Dienste oder verlängerte Sprechstunden werden dadurch schneller sichtbar.
- Geplante Dienstzeiten
- Plan- und Ist-Vergleich
- Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle
ErgebnisOrdinationsleitung und Verwaltung sehen schneller, wo der tatsächliche Praxiseinsatz vom Plan abweicht.
Urlaub und Zeitausgleich digital abwickeln.
Urlaub, Zeitausgleich und weitere Abwesenheiten können digital beantragt und über definierte Workflows freigegeben werden. Aktuelle Urlaubsstände und offene Anträge sind zentral sichtbar.
- Digitale Urlaubsanträge
- Zeitausgleich und Fehlzeiten
- Freigabe durch Ordinationsleitung
ErgebnisWeniger Zettel und Rückfragen — Abwesenheiten und Entscheidungen bleiben nachvollziehbar.
Korrekturen nachvollziehbar dokumentieren.
Vergessene oder fehlerhafte Buchungen können nacherfasst und korrigiert werden. Je nach gewünschtem Ablauf erfolgt die Änderung direkt durch berechtigte Personen oder über einen definierten Freigabeprozess.
- Nacherfassung fehlender Buchungen
- Korrekturen mit Protokollierung
- Rollen und Freigaben
ErgebnisÄnderungen bleiben nachvollziehbar, ohne dass ursprüngliche Aufzeichnungen informell überschrieben werden.
Monatsdaten für Lohn und Steuerberatung vorbereiten.
Geprüfte Zeitdaten können als Auswertung oder über Schnittstellen für Lohnverrechnung und Steuerberatung bereitgestellt werden. Dadurch entfällt das manuelle Zusammenstellen einzelner Stundenlisten.
- Monatsübersichten
- Export für die Lohnverrechnung
- Datenbereitstellung für Steuerberatung
ErgebnisDer Monatsabschluss wird einfacher und basiert auf zentral geprüften Zeitdaten.
Praxiszeiten und Abwesenheiten aktuell im Blick.
Die zentrale Übersicht zeigt Anwesenheiten, Zeitstände und Abwesenheiten des Praxisteams. Rollen und Rechte steuern, welche Personen auf welche Informationen zugreifen können.
ErgebnisOrdinationsleitung und Verwaltung erhalten einen aktuellen Überblick, ohne Informationen aus Papierlisten und Einzeldateien zusammenzutragen.
Praxiszeit einfacher organisieren.
Wir zeigen Ihnen, wie das Fink System zu Ihrem Praxisteam und Ihren bestehenden Abläufen passt.
Eine Praxis ist so gut wie
das System, das sie mitdenkt.
Seit 1975 entwickelt, liefert und betreut Fink Lösungen zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle für Unternehmen — auch für kleine Teams ohne eigene Personalabteilung. Beratung, Konfiguration, Installation, Schulung, Betrieb und Support kommen aus demselben Haus.
Ein Chip für Zeit und Tür
Dasselbe Ausweismedium dient zum Stempeln und für den Zutritt zu sensiblen Räumen.
In Minuten eingerichtet
Kein Server, kein IT-Projekt — Zugänge einrichten, Team anlegen, loslegen.
Sechs Standorte, kein Callcenter
Und ein fixer Ansprechpartner statt einer anonymen Hotline.
Alles, was Sie im Praxisalltag
im Griff haben müssen.
Die Branchenlösung verbindet eine einfache Zeiterfassung mit den Funktionen, die Praxisteam, Ordinationsleitung und Verwaltung benötigen — von Teilzeit und Mehrstunden über Abwesenheiten und Dienstzeiten bis zur Monatsauswertung für Lohnverrechnung und Steuerberatung.
Tablet- und PC-Erfassung
Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen am Tablet oder bestehenden Praxis-PC buchen.
Mobile Zeiterfassung
Arbeitszeiten je nach Praxisablauf auch am Smartphone oder Tablet erfassen.
Teilzeit und Mehrstunden
Unterschiedliche Wochenstunden, Mehrstunden, Zuschläge und Zeitkonten automatisch bewerten.
Pausen und Arbeitszeitregeln
Pausen und hinterlegte Arbeitszeitregeln einheitlich berücksichtigen.
Dienstzeiten und Plan/Ist
Geplante Dienste mit tatsächlich erfassten Arbeitszeiten vergleichen.
Urlaub und Abwesenheiten
Urlaub, Zeitausgleich und Fehlzeiten digital verwalten und beantragen.
Workflows und Korrekturen
Anträge, Nachträge und Korrekturen digital freigeben und nachvollziehbar dokumentieren.
Rollen und Rechte
Zugriffe für Ordinationsleitung, Mitarbeitende und Verwaltung gezielt steuern.
Lohnverrechnung und Export
Geprüfte Monatsdaten für Lohnverrechnung und Steuerberatung bereitstellen.
Zeiterfassung für die Ordination,
die nebenbei funktioniert.
Erfassen Sie Arbeitszeiten unauffällig im Praxisalltag, behalten Sie Teilzeit, Mehrstunden und Abwesenheiten im Blick und stellen Sie geprüfte Monatsdaten ohne Papierlisten für Lohn und Steuerberatung bereit.
Sehen Sie das System
im Praxisalltag.
Sehen Sie, wie Zeitbuchungen, Zeitkonten, Urlaubsanträge, Korrekturen und Monatsauswertungen im Fink System zusammenspielen.
Lohnt sich eine digitale Zeiterfassung auch für eine kleine Ordination?
Ja. Auch kleine Praxisteams müssen Arbeitszeiten strukturiert und nachvollziehbar dokumentieren. Eine digitale Lösung reduziert zusätzlich den Aufwand für Stundenlisten, Nachfragen, Zeitkonten und Monatsauswertungen. Das Fink System ist modular aufgebaut und kann auf den tatsächlichen Umfang der Ordination abgestimmt werden.
Können Mehrstunden von Teilzeitkräften automatisch erkannt und bewertet werden?
Ja. Unterschiedliche Wochenstunden, Mehrstunden, Zuschläge und Zeitkonten können entsprechend den hinterlegten Arbeitszeitregeln automatisch bewertet werden. Die konkrete Konfiguration wird auf das jeweilige Praxismodell abgestimmt.
Können Urlaub, Zeitausgleich und Vertretungen digital organisiert werden?
Ja. Urlaub, Zeitausgleich und weitere Abwesenheiten können digital beantragt und freigegeben werden. Aktuelle Abwesenheiten und offene Anträge stehen der Ordinationsleitung zentral zur Verfügung. Damit wird auch die Planung von Vertretungen einfacher.
Wie werden sensible Mitarbeiterdaten geschützt?
Zugriffe auf Zeit-, Abwesenheits- und Personaldaten können über Rollen und Berechtigungen gesteuert werden. Dadurch wird festgelegt, welche Informationen Mitarbeitende, Ordinationsleitung oder Verwaltung sehen und bearbeiten dürfen. Die konkrete datenschutzrechtliche Ausgestaltung sollte entsprechend den betrieblichen Anforderungen umgesetzt werden.
Kann die Lohnverrechnung oder Steuerberatung die Monatsdaten übernehmen?
Ja. Geprüfte Zeitdaten können als Auswertung, Export oder über vorhandene Schnittstellen für Lohnverrechnung und Steuerberatung bereitgestellt werden. Welche Übergabeform eingesetzt wird, richtet sich nach dem verwendeten Lohnsystem und dem gewünschten Prozess.
Was ist
Zeiterfassung in der Ordination?
Zeiterfassung in der Ordination dokumentiert Beginn, Ende und Pausen der Mitarbeitenden und führt die tatsächlichen Arbeitszeiten des Praxisteams zentral zusammen. Gerade bei Teilzeit, geteilten Diensten, Mehrstunden und wechselnden Dienstzeiten entsteht damit eine nachvollziehbare Grundlage für Zeitkonten, Abwesenheiten und Monatsabrechnung.
Das Fink System ZSW kann die Arbeitszeiterfassung in Arztpraxen um digitale Urlaubs- und Korrekturworkflows, Dienstzeiten, Plan-/Ist-Vergleiche, Rollenrechte sowie Exporte und Schnittstellen für Lohnverrechnung und Steuerberatung ergänzen.
Praxiszeit im Griff ohne zusätzliche Bürokratie.
Wir zeigen Ihnen ZSW an Ihrer Ordination — unverbindlich, in 30 Minuten.