Die Einführung einer neuen Zeiterfassung soll für Ihr Unternehmen so einfach, sicher und planbar wie möglich sein. Deshalb begleiten wir Sie von der ersten Anfrage über die persönliche Beratung und technische Umsetzung bis zum erfolgreichen Go-live.
Dabei erhalten Sie bei Fink Zeitsysteme feste Ansprechpartner im Verkauf und in der Technik. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihre Anforderungen, betrieblichen Abläufe und rechtlichen Rahmenbedingungen von Anfang an berücksichtigt werden.
1 · Persönliche Beratung ab der ersten Anfrage
Jede Anfrage wird persönlich von einem unserer Vertriebsmitarbeiter bearbeitet. Unsere Kunden werden abhängig vom Bundesland und der zuständigen Geschäftsstelle einem festen Ansprechpartner zugeordnet.
Im ersten Beratungsgespräch analysieren wir gemeinsam mit Ihnen, welche Herausforderungen aktuell in Ihrem Unternehmen bestehen, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen, wie Ihre Arbeitszeitmodelle und betrieblichen Abläufe aussehen, welche gesetzlichen und kollektivvertraglichen Vorgaben berücksichtigt werden müssen und wie unsere Lösung in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert werden kann.
Unser Ziel ist nicht, Ihnen einfach eine Software zu verkaufen. Wir möchten eine Lösung entwickeln, die Ihre täglichen Prozesse erleichtert, Fehler reduziert und Ihnen langfristig Sicherheit bei der Arbeitszeiterfassung bietet.
2 · Individuelles Lösungskonzept und Angebot
Auf Basis des Beratungsgesprächs erstellen wir ein auf Ihr Unternehmen abgestimmtes Konzept. Je nach Bedarf können Arbeitszeiterfassung, mobile Zeiterfassung, Auftrags- und Projektzeiterfassung, Zutrittskontrolle, Dienstplanung, Antragswesen oder Fahrzeugerfassung berücksichtigt werden.
Anschließend erhalten Sie ein transparentes Angebot mit den besprochenen Leistungen. Nach Ihrer Bestellung beginnt die technische Projektabwicklung.
3 · Fester Techniker und geregelte Vertretung
Nach der Auftragserteilung wird Ihr Projekt einem festen Techniker zugeordnet. Dieser begleitet Sie durch die gesamte technische Einführung und bleibt auch nach der Umsetzung Ihr Ansprechpartner.
Zusätzlich bestimmen wir einen internen Vertretungstechniker. Dadurch ist sichergestellt, dass Ihr Projekt auch bei Krankheit oder Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters zuverlässig weitergeführt werden kann.
4 · Technische Checkliste und erster Kontakt
Zu Beginn der Umsetzung stellt sich Ihr zuständiger Techniker persönlich bei Ihnen vor. Gleichzeitig erhalten Sie eine standardisierte technische Checkliste.
Mit dieser Checkliste erfassen wir alle wichtigen Informationen für die Einrichtung Ihres Systems: Mitarbeiter- und Organisationsstrukturen, Arbeitszeitmodelle und Sollzeiten, Pausenregelungen, Zuschläge und Abwesenheiten, verwendete Lohn- oder ERP-Systeme, gewünschte Schnittstellen, benötigte Terminals und Hardware sowie Berechtigungen und Workflows.
Bereits beim ersten Kontakt wird ein fixer Rückgabe- oder Besprechungstermin für die Checkliste vereinbart. Dieser findet üblicherweise etwa eine Woche später statt.
5 · Technisches Detailgespräch
Im nächsten Schritt findet ein rund 60-minütiges technisches Detailgespräch statt. Dabei besprechen wir die ausgefüllte Checkliste und gleichen den geplanten Projektumfang nochmals gemeinsam mit Ihnen ab.
Offene Fragen werden geklärt und die Anforderungen verbindlich festgehalten. Gleichzeitig schätzen wir den notwendigen technischen Aufwand ein und planen die erforderlichen Umsetzungstermine. Durch diese strukturierte Vorgehensweise wissen beide Seiten genau, welche Leistungen umgesetzt werden und wann die einzelnen Projektschritte stattfinden.
Änderungen oder zusätzliche Anforderungen, die erst nach der gemeinsamen Festlegung entstehen, werden transparent dokumentiert und separat eingeplant.
6 · Einrichtung und technische Umsetzung
Nach Abschluss der Detailplanung beginnt die eigentliche Umsetzung. Die notwendigen Arbeiten werden in zusammenhängenden Zeitblöcken geplant, damit Ihr Projekt effizient und ohne unnötige Unterbrechungen umgesetzt werden kann.
Je nach vereinbartem Umfang übernehmen wir die Einrichtung des Zeiterfassungssystems, die Konfiguration der Arbeitszeitmodelle, die Anlage von Abwesenheiten und Zuschlägen, die Einrichtung von Workflows und Berechtigungen, die Installation und Konfiguration von Terminals, die Anbindung von Lohnverrechnung, ERP- oder HR-Systemen sowie die Vorbereitung der Datenübernahme.
Alle wichtigen Einstellungen und Entscheidungen werden in einer Projektdokumentation festgehalten. Diese Dokumentation wird auch für die interne Vertretung gesichert und kann mit Ihnen geteilt werden.
7 · Abnahme und Go-live
Nach der technischen Umsetzung wird das System gemeinsam geprüft. Wir kontrollieren, ob die vereinbarten Funktionen korrekt eingerichtet wurden und die definierten Prozesse zuverlässig funktionieren.
Anschließend erfolgt die Abnahme und das System geht produktiv in Betrieb. Ihre Mitarbeiter können nun Arbeitszeiten erfassen, Anträge stellen oder weitere gebuchte Funktionen verwenden. Auch nach dem Go-live stehen Ihnen unsere Mitarbeiter für Fragen, Anpassungen und die weitere Betreuung zur Verfügung.
Eine strukturierte Einführung schafft Sicherheit
Eine professionelle Systemeinführung ist entscheidend für den langfristigen Erfolg einer digitalen Zeiterfassung. Durch feste Ansprechpartner, klar definierte Termine und einen standardisierten Projektablauf reduzieren wir Abstimmungsaufwand und vermeiden Missverständnisse. So erhalten Sie eine Zeiterfassungslösung, die zu Ihrem Unternehmen passt und Ihre Mitarbeiter im Arbeitsalltag optimal unterstützt.
Wir beraten Unternehmen und Organisationen in ganz Österreich sowie im gesamten DACH-Raum bei der Einführung moderner Zeiterfassungs- und Personallösungen. Sprechen Sie mit uns über Ihre Anforderungen.